Factures 2014 : êtes-vous au point ?

Les mentions générales

Vos factures doivent comporter un certain nombre de mentions à caractère général reproduites sur le modèle ci-après.

1. Le nom, l’adresse, le numéro SIREN, la mention du registre du commerce et des sociétés (RCS) de votre entreprise suivie du nom de la ville dans laquelle se trouve le greffe auprès duquel elle est immatriculée, ainsi que son numéro individuel d’identification à la TVA, doivent être indiqués.

Si votre entreprise prend la forme d’une société, mentionnez sa forme juridique et le montant du capital social.

2. Les nom et adresse de votre client, ainsi que son numéro individuel d’identification à la TVA en cas d’opération réalisée dans un autre pays européen, doivent être renseignés.

3. La date de la facture

Sachant que vous devez en principe établir une facture dès que la vente est réalisée ou la prestation de services exécutée.

4. Le numéro de la facture

5. La désignation et la quantité des produits (ou des services).

La quantité devant être exprimée en unités de produit (ou service), en poids, volume ou taux horaire selon les usages de votre entreprise ou de votre profession.

6. Veillez à bien détailler le prix unitaire hors taxes (HT) de chaque produit (ou service), le taux de TVA applicable à chacun d’eux et le montant total HT, le détail de la TVA, c’est-à-dire, pour chaque taux de TVA, le montant HT des produits soumis au même taux de TVA et le montant de TVA correspondant, et enfin pour l’ensemble des opérations, le prix total HT, le montant total de la TVA et le prix toutes taxes comprises (TTC).

7. Mentionnez toute réduction de prix acquise à la date de la vente (ou de la prestation de services) et directement liée à cette opération. Si vous consentez plusieurs réductions, vous devez les indiquer pour chaque produit concerné, sauf s’il s’agit d’une remise globale.

8. Précisez la date à laquelle le règlement doit intervenir et le taux des pénalités exigibles en cas de paiement après cette date.

9. La facture doit également rappeler l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € due en cas de paiement tardif.

10. Les conditions d’escompte éventuellement applicables en cas de paiement anticipé doivent obligatoirement figurer sur la facture.

Et si vous n’accordez pas d’escompte, quelle que soit la date de règlement, vous devez en avertir le client dans la facture par une formule du type : « Pas d’escompte en cas de paiement anticipé ».

Attention : le défaut de facturation ou l’omission d’une mention obligatoire est susceptible d’être sanctionné par une amende pouvant s’élever à 75 000 € !

Les mentions liées aux régimes spécifiques de TVA

Certaines mentions doivent également être indiquées sur les factures pour avertir de l’application d’un régime spécifique en matière de TVA.

Exonération ou franchise de TVA

Si l’opération que vous facturez est exonérée de TVA, vous devez mentionner sur vos factures la disposition du Code général des impôts (CGI) ou de la directive communautaire en vertu de laquelle vous bénéficiez de cette exonération.

Et si vous êtes soumis au régime de la franchise en base de TVA, vous devez obligatoirement mentionner : « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts ». Dans ce cas, aucun montant ni taux de TVA ne doit évidemment figurer sur vos factures.

Paiement de la TVA par le client

Dans certains cas, c’est le client qui est redevable de la TVA, ce qui vous dispense de facturer cette taxe. On dit alors que le client « autoliquide » la TVA. Tel sera notamment le cas, la plupart du temps, si vous réalisez des opérations au profit d’entreprises ressortissantes d’autres États membres de l’Union européenne. Les factures correspondantes devant impérativement comporter le numéro d’identification intracommunautaire à la TVA de vos clients et la mention : « Autoliquidation ».

Attention toutefois, en cas de livraison intracommunautaire, c’est-à-dire si vous vendez un bien à une entreprise assujettie à la TVA dans un autre État membre de l’Union européenne et que ce bien est expédié hors de France, l’administration fiscale exige que vous indiquiez sur la facture la disposition qui fonde l’exonération de TVA (article 262 ter I du Code général des impôts) en lieu et place de la mention « Autoliquidation ».

Application d’un régime particulier

Certaines entreprises ne sont imposées à la TVA que sur la marge qu’elles dégagent de leur activité. Il s’agit essentiellement des agences de voyages, des vendeurs de biens d’occasion, d’objets d’art, de collection ou d’antiquité.

Ces entreprises doivent indiquer sur la facture, selon les cas, la mention « Régime particulier - Agences de voyages », « Régime particulier - Biens d’occasion », « Régime particulier - Objets d’art » ou « Régime particulier - Objets de collection et d’antiquité ».

La facture électronique

Si vous êtes assujetti à la TVA et sous réserve que votre client l’accepte, vous pouvez transmettre vos factures par voie électronique, à condition toutefois que l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité soient garanties. Trois procédés de création et de transmission sont admis à ce titre, à savoir la signature électronique, l’échange de données informatisées (EDI) ou tout autre moyen technique garanti par des contrôles permettant d’établir une piste d’audit fiable entre une facture et l’opération qui en est le fondement.

© Les Echos Publishing - 2013