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Les multiples documents émanant ou reçus par votre entreprise dans le cadre de son activité doivent être conservés pendant un certain temps, en particulier à titre de preuves. Déterminées soit par la loi, soit en fonction des délais de prescription applicables ou des périodes pendant lesquelles l’administration est susceptible de procéder à des contrôles, les durées de conservation varient selon la nature et le type de document concerné. Le tableau ci-dessous fait la synthèse des durées minimales de conservation des principaux documents de l’entreprise.
| Type de document | Durée minimale de conservation | |
|---|---|---|
| Documents civils et commerciaux | Contrats conclus avec un autre commerçant ou avec un particulier | 5 ans |
| Contrats d’acquisition et de cessions de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | |
| Factures clients et fournisseurs | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice | |
| Autres documents commerciaux (bons de commande, bons de livraison, etc.) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice | |
| Documents comptables | Livres et registres comptables | 10 ans |
| Documents bancaires | Relevés bancaires, talons de chèques, etc. | 5 ans |
| Documents sociaux (pour les sociétés commerciales) | Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice |
| Convocations, feuilles de présence et pouvoirs | 3 ans | |
| Ordres et registres de mouvements de titres | 5 ans | |
| Rapports du gérant ou du conseil d’administration | 3 ans | |
| Rapports des commissaires aux comptes | 3 ans | |
| Registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseil d’administration | 5 ans | |
| Statuts, annexes et pièces modificatives | 5 ans à compter de la radiation de la société au registre du commerce et des sociétés | |
| Documents relatifs au personnel | Double des bulletins de paie (papier) | 5 ans |
| Registres et état du personnel | 5 ans | |
| Double des bordereaux de paiement des cotisations sociales | 5 ans | |
| Reçus pour solde de tout compte | 5 ans |
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