Convoquer et tenir l’assemblée générale d’une association

Les attributions de l’assemblée générale

Organe souverain, l’assemblée générale prend les décisions les plus importantes pour la vie de l’association.

Les délibérations obligatoires

Des textes légaux, autres que la loi de 1901, imposent à l’association, dans certains cas, de prendre une délibération dans le cadre d’une assemblée générale. C’est le cas pour approuver les comptes annuels dans les associations émettant des obligations, pour solliciter une reconnaissance d’utilité publique, pour faire la preuve de son fonctionnement démocratique dans le cadre d’une demande d’agrément ou encore lorsqu’il s’agit de faire bénéficier d’une exonération de TVA les services de caractère social, éducatif, culturel ou sportif rendus à ses membres par une association dont la gestion est désintéressée.

À savoir : certaines associations réglementées sont tenues de convoquer une assemblée générale au moins une fois par an. On peut citer les associations reconnues d’utilité publique, les associations cultuelles ou encore les fédérations sportives agréées.

Les actes essentiels

En dehors de ces cas obligatoires, les attributions de l’assemblée générale sont généralement définies par les statuts. Ainsi, elle adopte les décisions qui ne relèvent pas de la gestion courante de l’association et se prononce sur toutes les questions qui ne sont pas, selon les statuts, de la compétence d’un autre organe de l’association.

À ce titre, elle entend le rapport moral et le rapport financier de l’année écoulée, elle approuve les comptes et donne quitus aux administrateurs, elle élit les membres du conseil d’administration ou renouvelle leur mandat, elle exclut des adhérents de l’association, elle décide d’engager une action en justice, etc. Elle prend également les décisions qui touchent le patrimoine de l’association (achat ou vente d’un immeuble, souscription d’un emprunt...). Enfin, elle adopte les délibérations les plus graves portant sur le fonctionnement de l’association (modification des statuts, fusion, dissolution...).

Bien que ce ne soit nullement une obligation légale, les associations distinguent fréquemment, dans leurs statuts, l’assemblée générale ordinaire et l’assemblée générale extraordinaire, chacune ayant des attributions différentes. La seconde, qui doit respecter des règles de quorum et/ou de majorité plus contraignantes, délibère sur les décisions les plus conséquentes pour la vie de l’association (modification des statuts, fusion avec une autre structure...).

La convocation de l’assemblée générale

Les règles applicables à la convocation de l’assemblée générale sont, le plus souvent, prévues dans les statuts.

Il appartient aux statuts associatifs ou au règlement intérieur de préciser l’expéditeur et les destinataires de la convocation à l’assemblée générale ainsi que de déterminer sa forme, son contenu et son délai.

Qui convoque et qui est convoqué ?

L’initiative de la convocation appartient le plus souvent au président, au bureau ou au conseil d’administration. Les statuts peuvent aussi conférer à une certaine proportion de membres de l’association (un dixième, un quart, un tiers...) le pouvoir de convoquer l’assemblée générale.

Les statuts indiquent les personnes à convoquer lors de cette assemblée avec, le cas échéant, l’exigence que les membres soient à jour de leur cotisation à la date de la convocation ou aient une certaine ancienneté dans l’association. Lorsque les statuts sont muets sur ce point, l’association doit convoquer tous ses adhérents.

Comment convoquer ?

La convocation peut être individuelle (par lettre simple ou recommandée, par courriel...) ou collective (annonce dans la presse, dans le bulletin interne ou sur le site Internet de l’association, affichage dans les locaux de l’association ou à la mairie...). Si les statuts sont silencieux, le mode de convocation doit, selon les tribunaux, être adapté à la situation de l’association et permettre une information de tous ses membres (ce qui n’est pas le cas, selon les juges, d’une annonce parue dans un journal d’annonces légales pour l’assemblée générale d’un motoclub). La convocation verbale est à éviter puisqu’il sera impossible de prouver que les membres ont effectivement été convoqués.

Si le délai de convocation n’est pas prévu dans les statuts, elle doit être faite dans un « délai raisonnable » pour que les membres soient informés suffisamment tôt afin de ne pas prendre une décision dans la précipitation (délai de 2-3 semaines, voire d’un mois, par exemple).

Enfin, outre la date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale, la convocation mentionne, en particulier, l’organe qui en prend l’initiative et un ordre du jour précis. Elle doit être datée et signée par la personne compétente.

La tenue de l’assemblée générale

Délibérations, vote et procès-verbal, voici les étapes à suivre lors de l’assemblée générale.

Les délibérations

Même si ce n’est pas une obligation statutaire, la signature par les participants d’une feuille de présence est indispensable. Elle permettra de s’assurer du nombre de membres présents et représentés ainsi que du respect du quorum éventuellement exigé par les statuts, c’est-à-dire du nombre minimal de participants à l’assemblée générale. Ce quorum doit, en principe, être atteint pendant toute la durée de l’assemblée, le président devant alors lever la séance s’il n’est plus atteint.

Par ailleurs, pendant l’assemblée, le président de séance, souvent le président de l’association, veille à ce que tous les points de l’ordre du jour, et seulement ceux-ci, soient débattus.

Le vote

D’ordinaire, les statuts prévoient les conditions de majorité (simple ou absolue, deux tiers...) à respecter pour adopter les résolutions dans le cadre de l’assemblée. S’ils sont muets, les tribunaux considèrent que la majorité simple s’applique même pour les décisions les plus graves, sauf lorsqu’une modification des statuts entraîne l’augmentation des engagements des membres (exigence de l’unanimité).

Quant aux modes de scrutin habituellement abordés dans les statuts, on retrouve le vote à main levée ou le vote à bulletin secret (pour l’élection des administrateurs ou l’exclusion d’un membre). Le vote par correspondance ne peut, lui, être utilisé que si les statuts en fixent les modalités.

En revanche, voter par procuration est, en principe, possible même dans le silence des statuts. Il consiste pour un membre dans l’impossibilité de se rendre à l’assemblée générale de donner à un membre présent, idéalement par écrit et potentiellement avec une consigne de vote, le pouvoir de voter à sa place.

Un procès-verbal

Rédiger un procès-verbal, même si les statuts n’en disent rien, est fortement recommandé puisqu’il permet d’établir, en cas de contestation, le respect de l’ordre du jour, des conditions de quorum et de majorité et des autres formalités exigées par les textes associatifs.

Attention : le non-respect des statuts quant à la convocation de l’assemblée générale, aux exigences de quorum et de majorité ou encore aux modalités de vote peut conduire, pendant les 5 ans suivant les délibérations, à l’annulation des décisions prises par l’assemblée générale. Attention donc à bien relire les statuts avant de convoquer et de tenir l’assemblée générale !

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