Logiciels de caisse : des précisions sur la nouvelle obligation

Depuis le 1^er janvier 2018, les entreprises qui enregistrent les règlements de leurs clients particuliers au moyen d’un logiciel de caisse doivent utiliser un système conforme à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Le gouvernement est venu rassurer les petites entreprises quant à l’impact de cette obligation. Ainsi, il a indiqué que les entreprises qui sont placées sous le régime de la franchise de TVA ne sont pas visées par cette nouvelle obligation.

Précision : il s’agit des entreprises qui réalisent un chiffre d’affaires inférieur à 82 800 € en cas de livraison de biens, ventes à consommer sur place et prestations d’hébergement et à 33 200 € pour les autres prestations.

Par ailleurs, les entreprises qui ne réalisent pas leurs encaissements au moyen d’un logiciel de caisse n’ont aucune obligation d’en utiliser un désormais.

Quant aux entreprises qui disposent déjà d’un logiciel de caisse, elles ne sont pas toujours contraintes de changer de matériel. À ce titre, plusieurs hypothèses sont envisagées par le gouvernement :

- soit le logiciel de caisse est d’ores et déjà conforme à la nouvelle règlementation. Dans cette situation, l’éditeur du logiciel remettra à l’entreprise le certificat ou l’attestation de conformité ;

- soit la conformité du logiciel nécessite une mise à jour de la part de l’éditeur. Dans ce cas, celle-ci peut intervenir, sans surcoût, dans le cadre du contrat de maintenance. Si, en revanche, la délivrance de l’attestation ou du certificat de conformité est facturée à l’entreprise, cette dernière pourra déduire cette dépense en charge ;

- soit l’entreprise est dans l’obligation d’acquérir un nouveau matériel. Dans ce cas, elle pourra l’amortir sur sa durée d’usage.

Enfin, le gouvernement a indiqué que l’attestation ou le certificat de conformité demeurent valables tant que le logiciel de caisse ne connaît pas d’évolution majeure.

Réponse ministérielle n° 02793, JO Sénat du 1er février 2018

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